Pada artikel ini, kita akan membahas:
Apa itu Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERP)?
Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERP) merujuk ao seperangkat sistem yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola dan mengoptimalkan fungsi bisnis utama. Jenis perangkat lunak ini sangat penting bagi perusahaan, karena memfasilitasi integrasi berbagai operasi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis secara efisien ke dalam sistem terpadu.
Perangkat lunak ERP mencakup pengelolaan beberapa bidang, antara lain perencanaan, akuisisi inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, manajemen sumber daya manusia.
Memahami Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERP)
Sistem ERP dapat dilihat sebagai elemen pemersatu dari berbagai sistem komputer yang ada dalam sebuah organisasi besar. Dengan tidak adanya sistem ERP, setiap departemen akan beroperasi dengan sistemnya sendiri, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifiknya. ERP memungkinkan setiap departemen untuk memelihara sistem spesifiknya, namun memungkinkan akses ke sistem ini melalui antarmuka umum.
Bagaimana cara kerja ERP?
Sistem ERP mendorong komunikasi yang lebih efektif dan berbagi informasi antara berbagai departemen perusahaan. Mereka mengumpulkan dan memusatkan data mengenai aktivitas dan kondisi masing-masing sektor, sehingga informasi ini tersedia bagi area lain di perusahaan yang mungkin memerlukannya untuk pengambilan keputusan dan optimalisasi proses.
Sistem ini membantu perusahaan meningkatkan pengetahuan diri mereka dengan menghubungkan data produksi, keuangan, distribusi, dan sumber daya manusia. Dengan mengintegrasikan teknologi berbeda yang digunakan oleh setiap segmen organisasi, ERP dapat menghilangkan redundansi yang mahal dan ketidaksesuaian teknologi. Umumnya, proses ini melibatkan pengintegrasian sistem hutang dagang, manajemen inventaris, pelacakan pesanan, dan database pelanggan ke dalam sistem terpadu.
Selama bertahun-tahun, ERP telah berevolusi dari model perangkat lunak yang mengandalkan server fisik dan entri data manual hingga solusi berbasis cloud yang dapat diakses melalui internet. Platform umumnya dikelola oleh pengembang perangkat lunak, sehingga organisasi klien dapat menyewa layanan tersebut.
Organisasi memilih aplikasi yang diminati, yang kemudian dimuat ke server oleh perusahaan hosting, memulai proses pengintegrasian data dan operasi pelanggan ke dalam platform.
Setelah departemen diintegrasikan ke dalam sistem, data yang dikumpulkan dipusatkan di server, sehingga dapat diakses secara real time oleh pengguna yang berwenang. Dari data ini dimungkinkan untuk menghasilkan laporan dengan indikator, grafik, dan sumber visual lainnya yang membantu dalam analisis kinerja organisasi dan berbagai bidangnya.
Keuntungan Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERP)
Organisasi menerapkan solusi Enterprise Resource Management (ERP) karena berbagai alasan, termasuk pertumbuhan, pengurangan biaya, dan peningkatan prosedur operasional. Meskipun manfaatnya berbeda-beda antar perusahaan, terdapat keuntungan umum yang signifikan.
Meningkatkan presisi dan efektivitas
Penyatuan dan otomatisasi proses operasional mengurangi pengulangan, meningkatkan akurasi dan efektivitas. Departemen dengan aktivitas yang saling berhubungan dapat menyelaraskan tindakan mereka, mencapai hasil yang unggul dengan cepat.
Meningkatkan pelaporan
Banyak organisasi mendapatkan manfaat dari pelaporan yang lebih baik, dengan data real-time yang diperbarui dari satu sumber. Pelaporan yang akurat dan komprehensif memfasilitasi perencanaan, penganggaran, perkiraan, dan komunikasi status operasional yang efektif kepada perusahaan dan pemangku kepentingan seperti investor.
Meningkatkan efisiensi
Dengan ERP, perusahaan dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien, sehingga menguntungkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. Hal ini menghasilkan kepuasan pelanggan dan karyawan yang lebih besar, respons yang lebih tangkas, dan presisi yang lebih baik dalam pengoperasian. Selain itu, biaya operasional biasanya berkurang seiring dengan semakin efisiennya organisasi.
Meningkatkan kolaborasi
Kapasitas kolaborasi antar departemen diperluas, mendorong lingkungan kerja yang sinergis yang meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan. Mereka menjadi lebih memahami bagaimana peran mereka berkontribusi terhadap tujuan dan visi perusahaan. Otomatisasi juga mengurangi kebutuhan akan tugas-tugas manual, sehingga memungkinkan karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk aktivitas bernilai lebih tinggi.
Kekurangan dalam Implementasi ERP
Mengadopsi sistem ERP tidak dengan sendirinya menjamin penghapusan inefisiensi atau optimalisasi proses bisnis secara menyeluruh. Mungkin perlu untuk mengevaluasi kembali struktur organisasi perusahaan untuk menghindari melestarikan teknologi yang sudah ketinggalan zaman.
Seringkali, sistem ERP tidak mencapai hasil yang diharapkan karena penolakan organisasi untuk meninggalkan proses kerja tradisional. Ada perusahaan yang ragu meninggalkan software lama yang mereka anggap efektif, meski sudah usang. Aspek krusialnya adalah mencegah proyek ERP terfragmentasi menjadi subproyek, yang dapat menyebabkan biaya tinggi dan hasil yang tidak memuaskan.
Penyedia Solusi ERP
Ada beberapa pemasok terkenal di pasar solusi ERP. Oracle (ORCL) memulai perjalanannya dengan menyediakan sistem database relasional, yang terintegrasi dengan perangkat lunak ERP yang dikembangkan oleh SAP (SAP), sebelum memperluas kehadirannya di pasar korporat pada awal tahun 2000an. Microsoft (MSFT) mempertahankan posisinya yang menonjol selama bertahun-tahun , melayani basis pelanggan yang luas dengan beragam aplikasi perangkat lunaknya.
Dengan kemajuan solusi berbasis cloud dalam beberapa tahun terakhir, raksasa tradisional di industri ERP mulai menghadapi persaingan dari pendatang baru di pasar seperti Bizowie dan Workwise.
Kasus Penggunaan ERP
Fulton & Roark
Fulton & Roark, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri pada produk perawatan pribadi pria, telah berhasil mengadopsi sistem manajemen sumber daya perusahaan untuk meningkatkan pengelolaan inventaris dan informasi keuangannya. Sebelumnya, perusahaan asal North Carolina ini menggunakan spreadsheet untuk mengontrol inventaris dan software akuntansi untuk mencatat informasi keuangan.
Seiring pertumbuhan perusahaan, metode sebelumnya mulai terbukti tidak efisien. Sistem pengendalian inventarisnya yang sudah ketinggalan zaman tidak memperhitungkan fluktuasi biaya, dan perangkat lunak akuntansi tidak mampu menyediakan metrik yang diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan utama. Keterbatasan ini mengakibatkan proses manual, memakan lebih banyak waktu dan sumber daya.
Memilih sentralisasi dan efisiensi, Fulton & Roark memilih untuk mengimplementasikan sistem Oracle NetSuite ERP. Dengan perubahan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kesalahan akuntansi yang terkait dengan persediaan, mengurangi biaya dengan menyewa layanan outsourcing untuk menganalisis catatan keuangan dan meningkatkan penyajian posisi keuangannya.
Cadbury
Cadbury, pembuat manisan global ternama dan produsen telur coklat Cadbury yang terkenal, juga telah berhasil menerapkan sistem ERP. Karena menghadapi kesulitan dalam mengikuti percepatan pertumbuhan dan menghadapi sistem manajemen gudang yang tidak efisien, perusahaan merasa membutuhkan perubahan.
Dengan menerapkan solusi yang mengintegrasikan ribuan aplikasi dan proses, selain merestrukturisasi sistem manajemen gudang, Cadbury mampu mengatasi tantangan koordinasi, mendorong operasi yang terintegrasi dan efisien.
Kesimpulan
Penerapan sistem Enterprise Resource Management (ERP) telah terbukti menjadi strategi penting bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasi mereka, meningkatkan efisiensi dan mendorong integrasi antar departemen yang berbeda. Dengan kisah sukses seperti Fulton & Roark dan Cadbury, potensi sistem ERP untuk mengubah proses bisnis menjadi jelas, meningkatkan keakuratan informasi, manajemen inventaris, dan efisiensi produksi dan operasi keuangan.
Penyedia ERP, termasuk raksasa seperti Oracle, SAP dan Microsoft, serta pendatang baru di pasar, menawarkan berbagai solusi yang memenuhi kebutuhan spesifik setiap perusahaan, baik melalui sistem tradisional atau berbasis cloud. Fleksibilitas ini memungkinkan organisasi dari semua ukuran dan industri menemukan sistem yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan tujuan pertumbuhan mereka.
Namun, transisi ke sistem ERP dapat menimbulkan tantangan, termasuk penolakan terhadap perubahan dan kebutuhan untuk meninjau proses yang sudah ketinggalan zaman. Kunci keberhasilannya terletak pada pemilihan solusi yang cermat, komitmen terhadap implementasi, dan terus beradaptasi dengan proses dan teknologi baru.
Pertanyaan umum
Apa relevansi Manajemen Sumber Daya Bisnis?
Perangkat lunak Enterprise Resource Management (ERP) sangat penting karena menyediakan sistem terpadu yang mengintegrasikan prosedur operasional di seluruh organisasi. Sistem seperti ini memfasilitasi interaksi pengguna melalui antarmuka umum, mendorong pertukaran informasi dan memungkinkan kolaborasi antar fungsi yang berbeda. Penting untuk meningkatkan produktivitas, kerjasama lintas sektor dan efektivitas perusahaan secara keseluruhan.
Apa saja 5 elemen dasar ERP?
Meskipun komponen spesifik dari sistem ERP bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasi, ada fungsi utama yang ada di sebagian besar solusi ERP. Biasanya, ini mencakup manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, logistik dan produksi, manajemen rantai pasokan, dan manajemen hubungan pelanggan.
Apa saja jenis-jenis ERP?
Ada tiga cara utama untuk mengimplementasikan sistem ERP: solusi berbasis cloud, on-premise, dan hybrid, yang menggabungkan aspek dari dua aspek sebelumnya. Dalam kategori ini, organisasi dapat memilih antara spesialisasi yang berbeda, seperti ERP yang berfokus pada keuangan, manajemen rantai pasokan, atau manajemen sumber daya manusia, yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
Apa aplikasi utama ERP?
Penerapan utama ERP bervariasi tergantung pada sektor dan tujuan bisnis spesifik masing-masing perusahaan. Secara umum, sebagian besar organisasi mendapat manfaat signifikan dari sistem rantai pasokan, logistik, dan manajemen keuangan, yang dirancang untuk mengoptimalkan operasi dan mengurangi biaya.
