Qu’est-ce que la constitution en société ?
L'incorporation est um procédure juridique par laquelle une personne morale ou une société est créée. L'entité juridique qui en résulte, appelée société, est distincte en termes d'actifs et de revenus de ses propriétaires et investisseurs.
Les sociétés peuvent être créées dans la plupart des pays et sont souvent reconnues par l'utilisation de suffixes tels que « Inc ». ou « Corp. » à la fin de leurs noms. Le processus consiste à déclarer officiellement une personne morale indépendante de ses propriétaires.
Comment fonctionne la constitution en société ?
Le terme « incorporation » fait référence à l’action d’enregistrer une entreprise dans un État afin qu’elle devienne une entité juridiquement distincte. Cette forme d'entreprise appartient généralement aux actionnaires et peut être gérée par un conseil d'administration.
Il n’est pas obligatoire qu’une entreprise soit constituée pour démarrer ses activités. Les propriétaires d'entreprise peuvent opter pour des formats tels que l'entreprise individuelle, le partenariat ou la société à responsabilité limitée (SARL). Ces structures gèrent la dette et les impôts différemment par rapport à une société.
L’un des principaux avantages de la constitution en société est la possibilité d’émettre des actions. Cela permet de partager la propriété de l'entreprise par l'émission d'actions, contrairement à une entreprise individuelle ou à une société de personnes qui appartient généralement uniquement aux exploitants de l'entreprise. S’il n’est pas nécessaire de vendre des actions, une SARL peut être une option viable, offrant une protection juridique grâce à une imposition répercutée, où les bénéfices ne sont imposés qu’une seule fois.
La création et l'organisation des sociétés
Le processus de constitution comprend la préparation d'un « article constitutif » qui détaille l'objet principal de l'entreprise, son emplacement ainsi que le nombre et le type d'actions émises, le cas échéant. Une société à capital restreint est généralement détenue par un nombre restreint d’actionnaires et ses actions ne sont pas cotées en bourse. Les actionnaires d'une société sont propriétaires de la société et peuvent aller d'un seul individu dans une petite entreprise à des milliers dans une grande société cotée en bourse.
Les actionnaires sont généralement uniquement responsables du paiement de leurs propres actions. En tant que propriétaires, ils ont droit aux bénéfices de l’entreprise, qui sont souvent distribués sous forme de dividendes. Ils sont également chargés d'élire les administrateurs de la société.
Les administrateurs, à leur tour, sont responsables des opérations quotidiennes de l’entreprise. Ils ont le devoir de gérer l’entreprise avec zèle et d’agir dans son meilleur intérêt. En règle générale, les administrateurs sont élus chaque année, les petites entreprises peuvent avoir un seul administrateur, tandis que les grandes entreprises peuvent avoir un conseil d'administration composé de plusieurs membres. Sauf cas de fraude ou de législation fiscale particulière, les administrateurs n'ont aucune responsabilité personnelle quant aux dettes de la société.
Comment constituer une entreprise
Créer une entreprise implique plusieurs étapes cruciales. Ci-dessous, nous détaillons les décisions et les procédures qu'un propriétaire doit suivre pour constituer son entreprise.
Décidez où opérer et respectez les lois locales
Avant de se constituer en société, il est essentiel que l’entreprise s’assure du respect des lois locales en matière de licences commerciales et de zonage. Cela comprend l'obtention des licences ou permis nécessaires, qui varient selon le type d'entreprise.
De plus, le lieu d’activité peut influencer le lieu où l’entreprise sera constituée. Il est souvent avantageux de constituer l’entreprise dans le même État où elle opère, en raison des spécificités des exigences légales locales. La constitution d'une société dans un État autre que l'État d'exploitation peut nécessiter un enregistrement en tant que société étrangère. Cependant, une telle décision peut également entraîner des avantages tels qu’une réduction des frais et une simplification des exigences de maintenance de l’entreprise.
Décidez si une entreprise est la meilleure option pour vous
Le choix de la structure juridique de l’entreprise est l’une des décisions les plus importantes que le propriétaire aura à prendre. Les structures les plus courantes comprennent l'entreprise individuelle, la société de personnes, la société par actions et la société S, ainsi qu'une LLC (société à responsabilité limitée), qui est une option largement acceptée en vertu du droit de l'État. Bien que cet article traite principalement de la constitution d’une société, il est crucial d’envisager d’autres formes juridiques susceptibles de mieux répondre aux besoins de l’entreprise.
Il est essentiel que le propriétaire choisisse une structure qui offre des avantages stratégiques et opérationnels à long terme. Les sociétés ont la possibilité d’émettre des actions, ce qui peut constituer un moyen efficace de lever des capitaux. De plus, le choix de la structure a un impact direct sur les questions de fiscalité et de responsabilité.
Si vous ne savez pas quelle structure choisir, il est recommandé de consulter un avocat spécialisé en droit commercial pour explorer les options disponibles.
Sélectionnez un nom unique
Lors de la constitution, le nom de l'entreprise doit être distinct des autres noms déjà enregistrés dans la région pour éviter des problèmes juridiques, tels que des violations de marques et une confusion sur le marché. Les sociétés constituées en société adoptent souvent des suffixes tels que « Inc ». pour indiquer votre statut juridique.
Il existe des annuaires en ligne qui permettent de rechercher facilement des noms existants et de vérifier leur disponibilité. Certains États offrent également la possibilité de réserver un nom commercial pour une période de 60 à 120 jours, facilitant ainsi le processus de constitution.
Sélectionnez un agent enregistré
Un agent enregistré est un représentant légal autorisé à recevoir des documents officiels au nom de la société. La loi de l'État exige la nomination d'un agent enregistré local, fournissant un point de contact fiable pour traiter la correspondance et les questions juridiques.
Il n’est pas nécessaire que cet agent soit propriétaire de l’entreprise. Par exemple, un avocat spécialisé en droit des affaires peut remplir ce rôle à condition qu'il dispose d'un bureau physique dans l'État d'immatriculation de l'entreprise. Si l'agent enregistré quitte l'État, la société doit nommer un nouvel agent. Il existe également des services en ligne qui proposent une représentation en tant qu'agent enregistré moyennant des frais.
Préparer et déposer le contrat social
Comme mentionné précédemment, les statuts doivent détailler les éléments essentiels de la société, tels que le nom commercial, l'emplacement, les détails des actions et les informations sur l'agent enregistré. Chaque État a des exigences spécifiques pour le dépôt de ce document, généralement accompagnées de frais qui peuvent varier mais s'élèvent souvent à quelques centaines de dollars.
Rédiger les statuts
Parallèlement à la rédaction des statuts, les sociétés doivent rédiger un règlement intérieur qui précise la structure de rémunération, l'émission d'actions, les droits de vote et le fonctionnement du conseil d'administration.
Les statuts fournissent un guide détaillé du fonctionnement de la société, servant de référence pour clarifier les procédures internes. Bien que certains États n'exigent pas le dépôt de ce document, il peut être demandé par les institutions financières lors de procédures telles que l'ouverture de comptes bancaires. Les statuts peuvent également être mis à jour pour refléter l'évolution des besoins de l'entreprise.
Tenir des réunions du conseil d'administration
Lors de la première réunion du conseil d’administration, les membres doivent prendre une série d’actions critiques. Il s'agit notamment de l'adoption formelle des statuts constitutifs et des statuts, de l'autorisation et de l'émission d'actions, de l'élection des administrateurs et d'autres décisions opérationnelles importantes. Il est essentiel que les procès-verbaux de ces réunions soient minutieusement documentés, car ils peuvent être demandés par certaines entités réglementaires ou financières.
Remplissez les exigences supplémentaires
Les propriétaires d'entreprise doivent remplir plusieurs obligations opérationnelles tout au long du processus de constitution. Bien qu’ils ne fassent pas directement partie du processus de constitution, ils sont essentiels au fonctionnement juridique de l’entreprise. Ces tâches comprennent la demande d'un numéro d'identification d'employeur, l'ouverture d'un compte bancaire professionnel, le dépôt des déclarations de revenus fédérales, la publication des avis de création d'entreprise si nécessaire et la soumission des rapports annuels requis par les autorités locales.
Avantages et inconvénients de la constitution en société
Avantages
- Protection de responsabilité : les propriétaires sont protégés contre toute responsabilité personnelle puisque la société est responsable de ses propres dettes.
- Collecte de capitaux : facilite l'obtention de capitaux par la vente d'actions, qui peut être réalisée plus facilement que dans d'autres structures commerciales.
- Avantages fiscaux : Possibilité de bénéficier de traitements fiscaux avantageux par rapport à d'autres structures d'entreprise.
- Bénéfices personnels : permet aux propriétaires de profiter de la vente d’actions partielles sans avoir à vendre la totalité de l’entreprise.
Inconvénients
- Coût et complexité : nécessite davantage d'investissement en temps et en ressources pour se conformer aux réglementations, aux obligations de déclaration et aux procédures de dépôt.
- Double imposition : les bénéfices distribués aux actionnaires peuvent être imposés deux fois – une fois au niveau de l’entreprise et une fois au niveau individuel.
- Coûts élevés : implique généralement plus de dépenses en raison des frais et des frais juridiques associés.
- Flexibilité réduite : moins de flexibilité opérationnelle, car l'entreprise doit respecter ses statuts et les décisions du conseil d'administration.
Conclusion
La décision de constituer une entreprise est importante et nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs considérations. Si la constitution en société offre une protection en matière de responsabilité, facilite la mobilisation de capitaux et peut offrir des avantages fiscaux, elle entraîne également un certain nombre de défis, notamment une complexité réglementaire accrue, des coûts supplémentaires et des restrictions potentielles sur la flexibilité opérationnelle. Il est crucial pour les propriétaires d’entreprise de peser le pour et le contre par rapport à leurs besoins spécifiques et à leurs objectifs à long terme.
Le choix entre différentes structures d'entreprise, telles que les SARL et différents types de sociétés, doit être fait en fonction de la taille de l'entreprise, du nombre de propriétaires, des besoins en capital et des préférences fiscales. De plus, les considérations concernant le moment idéal pour créer ou transformer une entité commerciale sont essentielles pour aligner les opérations sur les avantages administratifs et fiscaux.
Il est recommandé aux propriétaires de demander conseil à des professionnels qualifiés, tels que des avocats et des comptables, pour garantir que le choix de la structure de l'entreprise et le processus de constitution sont conformes aux meilleures pratiques et à la conformité légale. Ce faisant, les propriétaires d'entreprise peuvent maximiser le potentiel de leur entreprise tout en naviguant avec succès dans les complexités de l'environnement de l'entreprise.
FAQ
Une SARL est-elle meilleure qu’une société ?
Le choix entre LLC et société dépend des besoins spécifiques de l’entreprise et de ses propriétaires. Les SARL offrent des avantages tels que l'évitement de la double imposition grâce à la fiscalité répercutée, ne nécessitent pas de conseil d'administration et sont également moins chères et plus faciles à entretenir. Les sociétés conviennent mieux aux grandes entreprises ou à celles comptant plusieurs propriétaires, car elles facilitent la mobilisation de capitaux par la vente d'actions.
Quand faut-il démarrer une entreprise ?
D'un point de vue administratif, entamer une transformation juridique en début d'année, au 1er janvier, est avantageux pour des raisons fiscales. Sur le plan opérationnel, il peut être plus stratégique de transformer une entreprise en société lorsqu’elle est prête à lever davantage de capitaux, ce qui facilite l’investissement des investisseurs.
Dois-je me payer après ma constitution ?
Lors de la constitution en société, il n’est pas obligatoire de verser un salaire. Cependant, il est important de considérer les implications fiscales du fait de recevoir un salaire par rapport aux retraits ou aux distributions. Les revenus des sociétés sont imposés à la fois lors de leur réception et lors de leur distribution aux propriétaires, ce qui peut inciter à retarder les retraits personnels afin de minimiser l'imposition.
Un particulier peut-il être une société ?
Oui, il est possible qu’une société soit constituée par une seule personne. Les options S Corps et C Corps sont populaires parmi les petites entreprises ou les entreprises individuelles. Bien qu'une seule personne puisse créer une société, une LLC offre généralement une structure plus flexible pour les particuliers, permettant même l'option d'imposition en tant que S Corp si cela est plus avantageux.
