O que é Incorporação?
A incorporação é um procedimento jurídico pelo qual se estabelece uma pessoa jurídica ou empresa. A entidade jurídica resultante, denominada corporação, é distinta em termos de ativos e rendimentos dos seus proprietários e investidores.
As corporações podem ser estabelecidas na maioria dos países e são frequentemente reconhecidas pelo uso de sufixos como “Inc.” ou “Corp.” no final de seus nomes. O processo consiste em declarar oficialmente uma entidade corporativa independente dos seus donos.
Como funciona a Incorporação?
O termo “incorporação” refere-se à ação de registrar uma empresa em um estado para que se torne uma entidade legalmente separada. Essa forma empresarial geralmente é detida por acionistas e pode ser gerida por um conselho de administração.
Não é obrigatório que uma empresa seja incorporada para iniciar operações. Os proprietários de negócios podem optar por formatos como empresa individual, sociedade ou sociedade de responsabilidade limitada (LLC). Essas estruturas gerenciam a dívida e os impostos de forma distinta em comparação com uma corporação.
Um dos principais benefícios da incorporação é a habilidade de emitir ações. Isso permite que a propriedade da empresa seja compartilhada através da emissão de ações, diferentemente de uma empresa individual ou sociedade que normalmente pertence apenas aos operadores do negócio. Caso não haja necessidade de vender ações, uma LLC pode ser uma opção viável, oferecendo proteção legal com tributação de repasse, onde os lucros são tributados somente uma vez.
A Criação e Organização de Corporações
O processo de incorporação inclui a preparação de um “contrato social” que detalha o objetivo principal do negócio, sua localização e o número e tipo de ações emitidas, se aplicável. Uma empresa fechada é geralmente de propriedade de um número restrito de acionistas e não tem suas ações negociadas publicamente. Os acionistas de uma corporação são proprietários da mesma e podem variar de um único indivíduo em pequenas empresas a milhares em grandes corporações negociadas publicamente.
Os acionistas são geralmente responsáveis apenas pelo pagamento de suas próprias ações. Como proprietários, têm direito aos lucros da empresa, que são frequentemente distribuídos sob a forma de dividendos. Eles também são responsáveis pela eleição dos diretores da empresa.
Os diretores, por sua vez, são encarregados das operações cotidianas da empresa. Eles têm o dever de administrar a corporação zelosamente e atuar em seu melhor interesse. Normalmente, os diretores são eleitos anualmente, sendo que empresas menores podem ter um único diretor, enquanto as maiores podem contar com um conselho de vários membros. Exceto em casos de fraude ou legislação tributária específica, os diretores não possuem responsabilidade pessoal pelas dívidas da empresa.
Como Incorporar um Negócio
A constituição de uma empresa envolve diversas etapas cruciais. Abaixo, detalhamos as decisões e procedimentos que um proprietário deve seguir para incorporar seu negócio.
Decida onde operar e cumpra as leis locais
Antes de se constituir, é essencial que a empresa assegure a conformidade com as leis locais de licenciamento e zoneamento comercial. Isso inclui a obtenção das licenças ou autorizações necessárias, que variam de acordo com o tipo de negócio.
Adicionalmente, o local de operação pode influenciar onde a empresa será incorporada. Muitas vezes, é vantajoso constituir a empresa no mesmo estado onde ela opera, devido às especificidades dos requisitos legais locais. Incorporar em um estado diferente do de operação pode exigir o registro como uma empresa estrangeira. Entretanto, tal decisão pode também levar a benefícios como redução de taxas e simplificação dos requisitos de manutenção da corporação.
Decida se uma empresa é a melhor opção para você
A escolha da estrutura jurídica do negócio é uma das mais importantes que o proprietário fará. As estruturas mais comuns incluem empresa individual, sociedade, corporação e corporação S, além de LLC (sociedade de responsabilidade limitada), que é uma opção amplamente aceita pela legislação estadual. Embora este artigo trate principalmente da constituição de uma corporação, é crucial considerar outras formas jurídicas que possam atender melhor às necessidades do negócio.
É fundamental que o proprietário escolha uma estrutura que ofereça vantagens estratégicas e operacionais a longo prazo. Corporações têm a capacidade de emitir ações, o que pode ser uma forma eficaz de levantar capital. Além disso, a escolha da estrutura impacta diretamente questões fiscais e de responsabilidade.
Caso haja dúvidas sobre qual estrutura escolher, é recomendável a consulta com um advogado especializado em direito comercial para explorar as opções disponíveis.
Selecione um nome exclusivo
Ao incorporar, é necessário que o nome da empresa seja distinto dos demais já registrados na região para evitar problemas legais, como violações de marca registrada e confusões no mercado. Empresas incorporadas geralmente adotam sufixos como “Inc.” para indicar sua condição jurídica.
Existem diretórios online que facilitam a pesquisa de nomes já existentes e verificam sua disponibilidade. Alguns estados oferecem ainda a possibilidade de reservar um nome comercial por um período de 60 a 120 dias, facilitando o processo de incorporação.
Selecione um Agente Registrado
Um agente registrado é um representante legal autorizado a receber documentos oficiais em nome da empresa. A legislação estadual exige a nomeação de um agente registrado local, proporcionando um ponto de contato confiável para o manejo de correspondências e questões legais.
Este agente não precisa ser o dono da empresa. Por exemplo, um advogado especializado em direito empresarial pode desempenhar esse papel, contanto que tenha um escritório físico no estado de registro da empresa. Se o agente registrado mudar de estado, a empresa deve nomear um novo agente. Existem também serviços online que oferecem representação como agente registrado mediante pagamento de uma taxa.
Elaborar e Arquivar o Contrato Social
Como mencionado anteriormente, o contrato social deve detalhar elementos essenciais da empresa, como nome comercial, localização, dados sobre as ações e informações do agente registrado. Cada estado possui requisitos específicos para o arquivamento deste documento, geralmente acompanhados de uma taxa que pode variar, mas frequentemente soma algumas centenas de dólares.
Redigir o Estatuto Social
Paralelamente à elaboração do contrato social, as empresas devem redigir um estatuto social que estipule a estrutura de remuneração, emissão de ações, direitos de voto e funcionamento do conselho administrativo.
O estatuto social fornece um guia detalhado para a operação da empresa, servindo como referência para esclarecimentos sobre procedimentos internos. Embora alguns estados não exijam o arquivo deste documento, ele pode ser solicitado por instituições financeiras durante procedimentos como a abertura de contas bancárias. O estatuto também pode ser atualizado para refletir as mudanças nas necessidades da empresa.
Realizar Reuniões do Conselho
Durante a primeira reunião do conselho, os membros devem executar uma série de ações críticas. Estas incluem a adoção formal do contrato social e do estatuto social, a autorização e emissão de ações, a eleição de diretores e outras decisões operacionais importantes. É essencial que as atas destas reuniões sejam meticulosamente documentadas, pois podem ser requisitadas por certas entidades regulatórias ou financeiras.
Completar Requisitos Adicionais
Existem várias obrigações operacionais que os proprietários de empresas devem cumprir ao longo do processo de incorporação. Embora não façam parte diretamente do processo de incorporação, são essenciais para a operação legal da empresa. Estas tarefas incluem solicitar um número de identificação de empregador, abrir uma conta bancária empresarial, efetuar declarações fiscais federais, publicar avisos de formação da empresa, se necessário, e submeter relatórios anuais conforme exigido pelas autoridades locais.
Prós e Contras da Incorporação
Prós
- Proteção de Responsabilidade: Os proprietários têm proteção contra responsabilidades pessoais, pois a corporação responde por suas próprias dívidas.
- Captação de Capital: Facilita a obtenção de capital através da venda de ações, que pode ser realizada com maior facilidade do que em outras estruturas empresariais.
- Benefícios Fiscais: Possibilidade de receber tratamentos fiscais favoráveis em comparação com outras estruturas empresariais.
- Lucros Pessoais: Permite aos proprietários lucrarem com a venda de participações parciais sem a necessidade de vender a empresa inteira.
Contras
- Custo e Complexidade: Requer mais investimento de tempo e recursos para cumprir regulamentações, obrigações de relatórios e procedimentos de arquivamento.
- Dupla Tributação: Os lucros distribuídos aos acionistas podem ser tributados duas vezes – uma vez no nível corporativo e outra no nível individual.
- Custos Elevados: Geralmente envolve mais despesas devido a taxas e custos legais associados.
- Flexibilidade Reduzida: Menos flexibilidade operacional, pois a empresa deve aderir ao seu estatuto social e às decisões do conselho.
Conclusão
A decisão de incorporar uma empresa é significativa e requer uma avaliação cuidadosa de várias considerações. Embora a incorporação ofereça proteção de responsabilidade, facilite a captação de capital e possa proporcionar benefícios fiscais, ela também traz consigo uma série de desafios, incluindo maior complexidade regulatória, custos adicionais e possíveis restrições na flexibilidade operacional. É crucial que os empresários pesem os prós e contras em relação às suas necessidades específicas e objetivos de longo prazo.
A escolha entre diferentes estruturas empresariais, como LLCs e diferentes tipos de corporações, deve ser feita com base no tamanho da empresa, no número de proprietários, nas necessidades de capital e nas preferências fiscais. Além disso, considerações sobre o momento ideal para iniciar ou transformar uma entidade empresarial são essenciais para alinhar as operações com os benefícios administrativos e fiscais.
Recomenda-se que os proprietários busquem aconselhamento de profissionais qualificados, como advogados e contadores, para garantir que a escolha da estrutura empresarial e o processo de incorporação estejam alinhados com as melhores práticas e conformidade legal. Ao fazer isso, os empresários podem maximizar o potencial de suas empresas enquanto navegam com sucesso pelas complexidades do ambiente corporativo.
Perguntas Frequentes
Uma LLC é melhor que uma corporação?
A escolha entre LLC e corporação depende das necessidades específicas do negócio e de seus proprietários. LLCs oferecem vantagens como evitar a dupla tributação através da tributação de repasse, e não requerem um conselho de administração, sendo também mais baratas e fáceis de manter. Corporações são mais adequadas para empresas maiores ou com múltiplos proprietários, oferecendo facilidade na captação de capital por meio da venda de ações.
Quando você deve iniciar uma empresa?
Do ponto de vista administrativo, iniciar uma transformação jurídica no começo do ano, em 1º de janeiro, é vantajoso por razões fiscais. Operacionalmente, pode ser mais estratégico converter uma empresa em uma corporação quando esta estiver pronta para captar mais capital, facilitando o investimento por parte dos investidores.
Preciso me pagar depois de incorporar?
Ao se incorporar, não é obrigatório pagar-se um salário. No entanto, é importante considerar as implicações fiscais de receber um salário versus realizar retiradas ou distribuições. A renda da corporação é tributada tanto no recebimento quanto na distribuição aos proprietários, o que pode incentivar a postergação de retiradas pessoais para minimizar a tributação.
Um indivíduo pode ser uma corporação?
Sim, é possível que uma corporação seja formada por apenas uma pessoa. As opções de S Corps e C Corps são populares entre empresas de pequeno porte ou individuais. Embora uma única pessoa possa formar uma corporação, uma LLC geralmente oferece uma estrutura mais flexível para indivíduos, permitindo inclusive a opção de tributação como S Corp, se isso for mais vantajoso.
