En este artículo, discutiremos:
¿Qué es la gestión de recursos empresariales (ERP)?
Gestión de recursos empresariales (ERP) se refiere ao Conjunto de sistemas utilizados por las organizaciones para gestionar y optimizar funciones comerciales clave. Este tipo de software es crucial para las empresas, ya que facilita la integración de diversas operaciones necesarias para realizar negocios de manera eficiente en un sistema unificado.
El software ERP cubre la gestión de varias áreas, incluyendo planificación, adquisición de inventario, ventas, marketing, finanzas, gestión de recursos humanos, entre otras.
Comprender la gestión de recursos empresariales (ERP)
Un sistema ERP puede verse como el elemento unificador de los distintos sistemas informáticos presentes en una gran organización. En ausencia de un sistema ERP, cada departamento operaría con su propio sistema, diseñado para satisfacer sus necesidades específicas. ERP permite que cada departamento mantenga su sistema específico, pero permite el acceso a estos sistemas a través de una interfaz común.
¿Cómo funciona el ERP?
Los sistemas ERP promueven una comunicación más eficaz y el intercambio de información entre los distintos departamentos de la empresa. Recopilan y centralizan datos sobre las actividades y condiciones de cada sector, poniendo esta información a disposición de otras áreas de la empresa que puedan necesitarla para la toma de decisiones y optimización de procesos.
Estos sistemas ayudan a las empresas a aumentar su autoconocimiento al vincular datos de producción, financieros, de distribución y de recursos humanos. Al integrar diferentes tecnologías utilizadas por cada segmento de la organización, ERP puede eliminar costosas redundancias e incompatibilidades tecnológicas. Por lo general, este proceso implica la integración de sistemas de cuentas por pagar, gestión de inventario, seguimiento de pedidos y bases de datos de clientes en un sistema unificado.
A lo largo de los años, los ERP han evolucionado desde modelos de software que dependían de servidores físicos y entrada manual de datos hasta soluciones basadas en la nube accesibles a través de Internet. Las plataformas generalmente son mantenidas por los desarrolladores de software, lo que permite a las organizaciones clientes alquilar los servicios.
Las organizaciones eligen las aplicaciones de interés, que luego la empresa de alojamiento carga en los servidores, iniciando el proceso de integración de los datos y las operaciones del cliente en la plataforma.
Una vez integrados los departamentos en el sistema, los datos recopilados se centralizan en el servidor, siendo accesibles en tiempo real para los usuarios autorizados. A partir de estos datos es posible generar informes con indicadores, gráficos y otros recursos visuales que ayudan en el análisis del desempeño organizacional y sus diversas áreas.
Ventajas de la gestión de recursos empresariales (ERP)
Las organizaciones implementan soluciones de gestión de recursos empresariales (ERP) por diversas razones, incluido el crecimiento, la reducción de gastos y la mejora de los procedimientos operativos. Si bien los beneficios varían entre empresas, existen importantes ventajas comunes.
Aumenta la precisión y la eficacia.
La unificación y automatización de los procesos operativos reduce las repeticiones, aumentando la precisión y la eficacia. Los departamentos con actividades interconectadas pueden armonizar sus acciones, logrando resultados superiores rápidamente.
Mejora los informes
Muchas organizaciones se benefician de informes mejorados, con datos en tiempo real actualizados desde una única fuente. Los informes precisos y completos facilitan la planificación, la elaboración de presupuestos, la previsión y la comunicación eficaz del estado operativo a la empresa y a las partes interesadas, como los inversores.
Aumenta la eficiencia
Con los ERP, las empresas pueden obtener la información que necesitan de forma rápida y eficiente, beneficiando a clientes, proveedores y socios comerciales. Esto se traduce en una mayor satisfacción de clientes y empleados, respuestas más ágiles y mayor precisión en las operaciones. Además, es común que los costos operativos se reduzcan a medida que la organización se vuelve más eficiente.
Mejora la colaboración
Se amplía la capacidad de colaboración entre departamentos, fomentando un ambiente de trabajo sinérgico que aumenta la productividad y satisfacción de los empleados. Llegan a comprender mejor cómo su función contribuye a los objetivos y la visión de la empresa. La automatización también reduce la necesidad de tareas manuales, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a actividades de mayor valor.
Desventajas en la implementación de ERP
La adopción de un sistema ERP no garantiza por sí sola la eliminación de ineficiencias ni la completa optimización de los procesos de negocio. Puede ser necesario reevaluar la organización estructural de la empresa para evitar perpetuar tecnologías obsoletas.
A menudo, los sistemas ERP no logran los resultados esperados debido a la resistencia organizacional a abandonar los procesos de trabajo tradicionales. Hay empresas que dudan en dejar atrás software antiguo que consideran eficaz, a pesar de estar obsoleto. Un aspecto crucial es evitar que los proyectos de ERP se fragmenten en subproyectos, lo que puede generar costes elevados y resultados insatisfactorios.
Proveedores de soluciones ERP
Existen varios proveedores de renombre en el mercado de soluciones ERP. Oracle (ORCL) comenzó su andadura proporcionando un sistema de base de datos relacional, que se integraba con el software ERP desarrollado por SAP (SAP), antes de ampliar su presencia en el mercado corporativo a principios de la década de 2000. Microsoft (MSFT) mantiene su posición destacada durante años , sirviendo a una amplia base de clientes con sus diversas aplicaciones de software.
Con el avance de las soluciones basadas en la nube en los últimos años, los gigantes tradicionales de la industria ERP han comenzado a enfrentar la competencia de los recién llegados al mercado como Bizowie y Workwise.
Casos de uso de ERP
Fulton y Roark
Fulton & Roark, una empresa especializada en productos de cuidado personal para hombres, ha adoptado con éxito un sistema de gestión de recursos empresariales para mejorar la gestión de su inventario y su información financiera. Anteriormente, esta empresa de Carolina del Norte utilizaba hojas de cálculo para controlar el inventario y software de contabilidad para registrar la información financiera.
A medida que la empresa creció, sus métodos anteriores empezaron a resultar ineficaces. Su obsoleto sistema de control de inventarios no tenía en cuenta las fluctuaciones de los costos y el software de contabilidad no podía proporcionar las métricas necesarias para producir estados financieros clave. Estas limitaciones dieron como resultado procesos manuales que consumían más tiempo y recursos.
Optando por la centralización y la eficiencia, Fulton & Roark optó por implementar el sistema ERP Oracle NetSuite. Con este cambio, la empresa pudo identificar errores contables vinculados al inventario, reducir costos mediante la contratación de servicios subcontratados para analizar registros financieros y mejorar la presentación de sus posiciones financieras.
Cadbury
Cadbury, un conocido pastelero mundial y productor del famoso huevo de chocolate Cadbury, también ha logrado implementar un sistema ERP. Al enfrentar dificultades para mantenerse al día con su crecimiento acelerado y lidiar con sistemas de gestión de almacenes ineficientes, la empresa se vio en la necesidad de un cambio.
Al implementar una solución que integró sus miles de aplicaciones y procesos, además de reestructurar sus sistemas de gestión de almacenes, Cadbury pudo superar los desafíos de coordinación, promoviendo una operación integrada y eficiente.
Conclusión
La implementación de sistemas de Gestión de Recursos Empresariales (ERP) ha demostrado ser una estrategia esencial para las empresas que buscan optimizar sus operaciones, aumentar la eficiencia y promover la integración entre diferentes departamentos. Con casos de éxito como los de Fulton & Roark y Cadbury, el potencial de los sistemas ERP para transformar los procesos de negocio es evidente, mejorando la precisión de la información, la gestión de inventarios y la eficiencia de las operaciones productivas y financieras.
Los proveedores de ERP, incluidos gigantes como Oracle, SAP y Microsoft, así como los nuevos entrantes al mercado, ofrecen una variedad de soluciones que satisfacen las necesidades específicas de cada empresa, ya sea a través de sistemas tradicionales o basados en la nube. Esta flexibilidad permite a las organizaciones de todos los tamaños e industrias encontrar un sistema que se ajuste a sus requisitos operativos y objetivos de crecimiento.
Sin embargo, la transición a un sistema ERP puede presentar desafíos, incluida la resistencia al cambio y la necesidad de revisar procesos obsoletos. La clave del éxito radica en elegir cuidadosamente la solución, comprometerse con su implementación y adaptarse continuamente a nuevos procesos y tecnologías.
Preguntas más frecuentes
¿Cuál es la relevancia de la Gestión de Recursos Empresariales?
El software de gestión de recursos empresariales (ERP) es crucial porque proporciona sistemas unificados que integran los procedimientos operativos en toda la organización. Dichos sistemas facilitan la interacción del usuario a través de una interfaz común, promueven el intercambio de información y permiten la colaboración entre diferentes funciones. Esencial para aumentar la productividad, la cooperación intersectorial y la eficacia general de la empresa.
¿Cuáles son los 5 elementos fundamentales del ERP?
Aunque los componentes específicos de un sistema ERP varían según los requisitos de la organización, existen funcionalidades clave presentes en la mayoría de las soluciones ERP. Normalmente, estos incluyen gestión financiera, gestión de recursos humanos, logística y producción, gestión de la cadena de suministro y gestión de relaciones con los clientes.
¿Cuáles son los tipos de ERP?
Existen principalmente tres formas de implementar sistemas ERP: soluciones basadas en la nube, on-premises y híbridas, que combinan aspectos de las dos anteriores. Dentro de estas categorías, las organizaciones pueden seleccionar entre diferentes especializaciones, como ERP enfocado a finanzas, gestión de la cadena de suministro o gestión de recursos humanos, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa.
¿Cuáles son las principales aplicaciones de un ERP?
Las principales aplicaciones de un ERP varían en función del sector y de los objetivos de negocio específicos de cada empresa. En términos generales, la mayoría de las organizaciones se benefician significativamente de los sistemas de gestión financiera, logística y de cadena de suministro, que están diseñados para optimizar las operaciones y reducir costos.
