¿Qué es la incorporación?
La incorporación es um Procedimiento jurídico mediante el cual se constituye una persona jurídica o empresa. La entidad jurídica resultante, denominada corporación, se distingue en términos de activos e ingresos de sus propietarios e inversores.
Las corporaciones pueden establecerse en la mayoría de los países y, a menudo, se reconocen mediante el uso de sufijos como "Inc." o "Corporación". al final de sus nombres. El proceso implica declarar oficialmente una entidad corporativa independiente de sus propietarios.
¿Cómo funciona la Incorporación?
El término “incorporación” se refiere a la acción de registrar una empresa en un estado para que se convierta en una entidad legalmente separada. Esta forma de negocio suele ser propiedad de accionistas y puede ser administrada por una junta directiva.
No es obligatorio que una empresa esté constituida para comenzar a operar. Los propietarios de empresas pueden optar por formatos como empresa unipersonal, sociedad o sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Estas estructuras gestionan la deuda y los impuestos de manera diferente a una corporación.
Uno de los principales beneficios de la constitución es la posibilidad de emitir acciones. Esto permite compartir la propiedad de la empresa mediante la emisión de acciones, a diferencia de una empresa unipersonal o una sociedad que normalmente pertenece únicamente a los operadores de la empresa. Si no hay necesidad de vender acciones, una LLC puede ser una opción viable, ya que ofrece protección legal con impuestos de transferencia, donde las ganancias se gravan solo una vez.
La Creación y Organización de Sociedades Anónimas
El proceso de constitución incluye la preparación de un “artículo de constitución” que detalla el propósito principal del negocio, su ubicación y el número y tipo de acciones emitidas, si corresponde. Una empresa de propiedad cerrada generalmente es propiedad de un número restringido de accionistas y sus acciones no cotizan en bolsa. Los accionistas de una corporación son propietarios de la corporación y pueden variar desde un solo individuo en pequeñas empresas hasta miles en grandes corporaciones que cotizan en bolsa.
Por lo general, los accionistas sólo son responsables del pago de sus propias acciones. Como propietarios, tienen derecho a los beneficios de la empresa, que a menudo se distribuyen en forma de dividendos. También son responsables de elegir a los directores de la empresa.
Los directores, a su vez, están a cargo de las operaciones diarias de la empresa. Tienen el deber de gestionar celosamente la corporación y actuar en su mejor interés. Por lo general, los directores se eligen anualmente; las empresas más pequeñas pueden tener un solo director, mientras que las empresas más grandes pueden tener una junta de varios miembros. Salvo en casos de fraude o legislación fiscal específica, los administradores no tienen responsabilidad personal por las deudas de la empresa.
Cómo constituir una empresa
La creación de una empresa implica varios pasos cruciales. A continuación, detallamos las decisiones y procedimientos que debe seguir un propietario para constituir su negocio.
Decida dónde operar y cumplir con las leyes locales
Antes de constituirse, es esencial que la empresa garantice el cumplimiento de las leyes locales de zonificación y licencias comerciales. Esto incluye la obtención de las licencias o permisos necesarios, que varían según el tipo de negocio.
Además, el lugar de operación puede influir en el lugar donde se constituirá la empresa. A menudo resulta ventajoso constituir la empresa en el mismo estado donde opera, debido a los requisitos legales locales específicos. La incorporación en un estado distinto al estado de operación puede requerir el registro como corporación extranjera. Sin embargo, esta decisión también puede generar beneficios como tarifas reducidas y requisitos de mantenimiento corporativo simplificados.
Decide si una empresa es la mejor opción para ti
La elección de la estructura jurídica del negocio es una de las decisiones más importantes que tomará el propietario. Las estructuras más comunes incluyen propiedad única, sociedad, corporación y corporación S, así como una LLC (sociedad de responsabilidad limitada), que es una opción ampliamente aceptada según la ley estatal. Si bien este artículo trata principalmente sobre la formación de una corporación, es crucial considerar otras formas legales que puedan satisfacer mejor las necesidades de la empresa.
Es fundamental que el propietario elija una estructura que ofrezca ventajas estratégicas y operativas a largo plazo. Las corporaciones tienen la capacidad de emitir acciones, lo que puede ser una forma eficaz de obtener capital. Además, la elección de la estructura impacta directamente en las cuestiones tributarias y de responsabilidad.
Si no está seguro de qué estructura elegir, se recomienda consultar con un abogado especializado en derecho comercial para explorar las opciones disponibles.
Seleccione un nombre único
Al constituirse, el nombre de la empresa debe ser distinto de otros ya registrados en la región para evitar problemas legales, como violaciones de marcas y confusión en el mercado. Las empresas constituidas a menudo adoptan sufijos como "Inc." para indicar su estatus legal.
Existen directorios en línea que facilitan la búsqueda de nombres existentes y verificar su disponibilidad. Algunos estados también ofrecen la posibilidad de reservar un nombre comercial por un período de 60 a 120 días, facilitando el proceso de constitución.
Seleccione un agente registrado
Un agente registrado es un representante legal autorizado para recibir documentos oficiales en nombre de la empresa. La ley estatal requiere el nombramiento de un agente registrado local, que proporcione un punto de contacto confiable para manejar correspondencia y asuntos legales.
No es necesario que este agente sea el propietario de la empresa. Por ejemplo, un abogado especializado en derecho empresarial puede desempeñar este papel siempre que tenga una oficina física en el estado de registro de la empresa. Si el agente registrado se muda fuera del estado, la empresa debe nombrar un nuevo agente. También existen servicios en línea que ofrecen representación como agente registrado por una tarifa.
Elaborar y Presentar el Contrato Social
Como se mencionó anteriormente, los estatutos deben detallar elementos esenciales de la empresa, como el nombre comercial, la ubicación, los detalles de las acciones y la información del agente registrado. Cada estado tiene requisitos específicos para presentar este documento, generalmente acompañados de una tarifa que puede variar pero que a menudo asciende a unos pocos cientos de dólares.
Redactar los estatutos
Paralelamente a la redacción del contrato social, las empresas deben redactar un estatuto que estipule la estructura de remuneración, emisión de acciones, derechos de voto y funcionamiento del consejo de administración.
Los estatutos proporcionan una guía detallada para el funcionamiento de la empresa, sirviendo como referencia para aclaraciones sobre los procedimientos internos. Aunque algunos estados no exigen la presentación de este documento, las instituciones financieras pueden solicitarlo durante trámites como la apertura de cuentas bancarias. Los estatutos también se pueden actualizar para reflejar las necesidades cambiantes de la empresa.
Celebrar reuniones de la junta directiva
Durante la primera reunión de la junta directiva, los miembros deben tomar una serie de acciones críticas. Estas incluyen la adopción formal de los artículos de constitución y estatutos, la autorización y emisión de acciones, la elección de directores y otras decisiones operativas importantes. Es fundamental que las actas de estas reuniones estén minuciosamente documentadas, ya que pueden ser solicitadas por determinadas entidades regulatorias o financieras.
Completar requisitos adicionales
Existen varias obligaciones operativas que los dueños de negocios deben cumplir durante todo el proceso de constitución. Aunque no forman parte directamente del proceso de constitución, son esenciales para el funcionamiento legal de la empresa. Estas tareas incluyen solicitar un número de identificación de empleador, abrir una cuenta bancaria comercial, presentar declaraciones de impuestos federales, publicar avisos de formación de empresas si es necesario y presentar informes anuales según lo requieran las autoridades locales.
Pros y contras de la incorporación
Pros
- Protección de responsabilidad: los propietarios tienen protección contra la responsabilidad personal ya que la corporación es responsable de sus propias deudas.
- Capital Raising: Facilita la obtención de capital mediante la venta de acciones, que se puede realizar con mayor facilidad que en otras estructuras empresariales.
- Beneficios Fiscales: Posibilidad de recibir tratamientos fiscales favorables en comparación con otras estructuras empresariales.
- Beneficios personales: permite a los propietarios obtener beneficios de la venta de acciones parciales sin necesidad de vender toda la empresa.
Contras
- Costo y Complejidad: Requiere más inversión de tiempo y recursos para cumplir con las regulaciones, obligaciones de presentación de informes y procedimientos de presentación.
- Doble imposición: las ganancias distribuidas a los accionistas pueden estar sujetas a dos impuestos: una a nivel corporativo y otra a nivel individual.
- Costos Altos: Generalmente implica más gastos debido a honorarios y costos legales asociados.
- Flexibilidad reducida: Menos flexibilidad operativa, ya que la empresa debe cumplir con sus estatutos y decisiones del directorio.
Conclusión
La decisión de constituir una empresa es importante y requiere una evaluación cuidadosa de varias consideraciones. Si bien la constitución ofrece protección de responsabilidad, facilita la obtención de capital y puede brindar beneficios fiscales, también trae consigo una serie de desafíos, incluida una mayor complejidad regulatoria, costos adicionales y posibles restricciones a la flexibilidad operativa. Es fundamental que los propietarios de empresas sopesen los pros y los contras con sus necesidades específicas y objetivos a largo plazo.
La elección entre diferentes estructuras comerciales, como LLC y diferentes tipos de corporaciones, debe realizarse en función del tamaño de la empresa, el número de propietarios, las necesidades de capital y las preferencias fiscales. Además, las consideraciones sobre el momento ideal para iniciar o transformar una entidad comercial son esenciales para alinear las operaciones con los beneficios administrativos y fiscales.
Se recomienda que los propietarios busquen asesoramiento de profesionales calificados, como abogados y contadores, para garantizar que la elección de la estructura empresarial y el proceso de constitución estén alineados con las mejores prácticas y el cumplimiento legal. Al hacerlo, los propietarios de empresas pueden maximizar el potencial de sus empresas mientras navegan con éxito por las complejidades del entorno corporativo.
Preguntas más frecuentes
¿Es una LLC mejor que una corporación?
La elección entre LLC y corporación depende de las necesidades específicas de la empresa y sus propietarios. Las LLC ofrecen ventajas como evitar la doble imposición mediante impuestos de transferencia, no requieren una junta directiva y también son más baratas y fáciles de mantener. Las corporaciones son más adecuadas para empresas más grandes o aquellas con múltiples propietarios, ya que ofrecen facilidad para obtener capital mediante la venta de acciones.
¿Cuándo debería iniciar un negocio?
Desde el punto de vista administrativo, iniciar una transformación jurídica a principios de año, el 1 de enero, resulta ventajoso por motivos fiscales. Desde el punto de vista operativo, puede ser más estratégico convertir una empresa en una corporación cuando esté lista para recaudar más capital, lo que facilitará la inversión a los inversores.
¿Tengo que pagarme a mí mismo después de incorporarme?
Al constituirse no es obligatorio pagar salario. Sin embargo, es importante considerar las implicaciones fiscales de recibir un salario versus realizar retiros o distribuciones. Los ingresos de las corporaciones están sujetos a impuestos tanto al recibirlos como al distribuirlos a los propietarios, lo que puede alentar a retrasar los retiros personales para minimizar los impuestos.
¿Puede un individuo ser una corporación?
Sí, es posible que una sociedad anónima esté formada por una sola persona. Las opciones de S Corps y C Corps son populares entre las pequeñas empresas o las empresas unipersonales. Aunque una sola persona puede formar una corporación, una LLC generalmente ofrece una estructura más flexible para individuos, permitiendo incluso la opción de tributar como una Corporación S si eso es más ventajoso.
