Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε:
Τι είναι η Διαχείριση Πόρων Επιχειρήσεων (ERP);
Η Enterprise Resource Management (ERP) αναφέρεται ao σύνολο συστημάτων που χρησιμοποιούνται από οργανισμούς για τη διαχείριση και τη βελτιστοποίηση βασικών επιχειρηματικών λειτουργιών. Αυτός ο τύπος λογισμικού είναι ζωτικής σημασίας για τις εταιρείες, καθώς διευκολύνει την ενσωμάτωση διαφόρων λειτουργιών που είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική διεξαγωγή των επιχειρήσεων σε ένα ενοποιημένο σύστημα.
Το λογισμικό ERP καλύπτει τη διαχείριση πολλών τομέων, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού, της απόκτησης αποθεμάτων, των πωλήσεων, του μάρκετινγκ, των οικονομικών, της διαχείρισης ανθρώπινων πόρων, μεταξύ άλλων.
Κατανόηση της Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων (ERP)
Ένα σύστημα ERP μπορεί να θεωρηθεί ως το ενοποιητικό στοιχείο των διαφόρων συστημάτων υπολογιστών που υπάρχουν σε έναν μεγάλο οργανισμό. Ελλείψει συστήματος ERP, κάθε τμήμα θα λειτουργούσε με το δικό του σύστημα, σχεδιασμένο για να καλύψει τις συγκεκριμένες ανάγκες του. Το ERP επιτρέπει σε κάθε τμήμα να διατηρεί το συγκεκριμένο σύστημά του, αλλά επιτρέπει την πρόσβαση σε αυτά τα συστήματα μέσω μιας κοινής διεπαφής.
Πώς λειτουργεί το ERP;
Τα συστήματα ERP προωθούν την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της εταιρείας. Συλλέγουν και συγκεντρώνουν δεδομένα για τις δραστηριότητες και τις συνθήκες κάθε τομέα, καθιστώντας αυτές τις πληροφορίες διαθέσιμες σε άλλους τομείς της εταιρείας που μπορεί να τις χρειαστούν για τη λήψη αποφάσεων και τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας.
Αυτά τα συστήματα βοηθούν τις εταιρείες να αυξήσουν την αυτογνωσία τους συνδέοντας δεδομένα παραγωγής, χρηματοοικονομικών, διανομής και ανθρώπινου δυναμικού. Με την ενσωμάτωση διαφορετικών τεχνολογιών που χρησιμοποιούνται από κάθε τμήμα του οργανισμού, το ERP μπορεί να εξαλείψει δαπανηρές απολύσεις και τεχνολογικές ασυμβατότητες. Συνήθως, αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την ενοποίηση συστημάτων πληρωτέων λογαριασμών, διαχείρισης αποθέματος, παρακολούθησης παραγγελιών και βάσεων δεδομένων πελατών σε ένα ενοποιημένο σύστημα.
Με τα χρόνια, τα ERP έχουν εξελιχθεί από μοντέλα λογισμικού που βασίζονται σε φυσικούς διακομιστές και χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων σε λύσεις που βασίζονται σε σύννεφο και είναι προσβάσιμες μέσω του Διαδικτύου. Οι πλατφόρμες γενικά συντηρούνται από τους προγραμματιστές λογισμικού, επιτρέποντας στους οργανισμούς-πελάτες να νοικιάζουν τις υπηρεσίες.
Οι οργανισμοί επιλέγουν τις εφαρμογές που ενδιαφέρουν, οι οποίες στη συνέχεια φορτώνονται σε διακομιστές από την εταιρεία φιλοξενίας, ξεκινώντας τη διαδικασία ενσωμάτωσης δεδομένων και λειτουργιών πελατών στην πλατφόρμα.
Μετά την ενσωμάτωση των τμημάτων στο σύστημα, τα δεδομένα που συλλέγονται συγκεντρώνονται στον διακομιστή και γίνονται προσβάσιμα σε πραγματικό χρόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες. Από αυτά τα δεδομένα, είναι δυνατή η δημιουργία αναφορών με δείκτες, γραφήματα και άλλους οπτικούς πόρους που βοηθούν στην ανάλυση της απόδοσης του οργανισμού και των διαφόρων τομέων του.
Πλεονεκτήματα της Enterprise Resource Management (ERP)
Οι οργανισμοί εφαρμόζουν λύσεις Enterprise Resource Management (ERP) για διάφορους λόγους, όπως η ανάπτυξη, η μείωση των δαπανών και η βελτίωση των λειτουργικών διαδικασιών. Ενώ τα οφέλη ποικίλλουν μεταξύ των εταιρειών, υπάρχουν σημαντικά κοινά πλεονεκτήματα.
Αυξάνει την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα
Η ενοποίηση και η αυτοματοποίηση των λειτουργικών διαδικασιών μειώνουν τις επαναλήψεις, αυξάνοντας την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα. Τα τμήματα με διασυνδεδεμένες δραστηριότητες μπορούν να εναρμονίσουν τις δράσεις τους, επιτυγχάνοντας γρήγορα ανώτερα αποτελέσματα.
Βελτιώνει την αναφορά
Πολλοί οργανισμοί επωφελούνται από τη βελτιωμένη αναφορά, με δεδομένα σε πραγματικό χρόνο που ενημερώνονται από μία μόνο πηγή. Η ακριβής, ολοκληρωμένη αναφορά διευκολύνει τον προγραμματισμό, τον προϋπολογισμό, την πρόβλεψη και την αποτελεσματική επικοινωνία της επιχειρησιακής κατάστασης στην εταιρεία και σε ενδιαφερόμενα μέρη, όπως οι επενδυτές.
Αυξάνει την αποτελεσματικότητα
Με τα ERP, οι εταιρείες μπορούν να αποκτήσουν τις πληροφορίες που χρειάζονται γρήγορα και αποτελεσματικά, προς όφελος των πελατών, των προμηθευτών και των επιχειρηματικών εταίρων. Αυτό οδηγεί σε μεγαλύτερη ικανοποίηση πελατών και εργαζομένων, πιο ευέλικτες απαντήσεις και μεγαλύτερη ακρίβεια στις λειτουργίες. Επιπλέον, είναι σύνηθες φαινόμενο το λειτουργικό κόστος να μειώνεται καθώς ο οργανισμός γίνεται πιο αποτελεσματικός.
Ενισχύει τη συνεργασία
Η ικανότητα για συνεργασία μεταξύ των τμημάτων διευρύνεται, προωθώντας ένα συνεργιστικό περιβάλλον εργασίας που αυξάνει την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση των εργαζομένων. Καταλαβαίνουν καλύτερα πώς ο ρόλος τους συμβάλλει στους στόχους και το όραμα της εταιρείας. Ο αυτοματισμός μειώνει επίσης την ανάγκη για χειροκίνητες εργασίες, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας.
Μειονεκτήματα στην υλοποίηση ERP
Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP δεν εγγυάται από μόνη της την εξάλειψη των αναποτελεσματικών ή την πλήρη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ίσως χρειαστεί να επανεκτιμηθεί η δομική οργάνωση της εταιρείας για να αποφευχθεί η διαιώνιση των απαρχαιωμένων τεχνολογιών.
Συχνά, τα συστήματα ERP δεν επιτυγχάνουν τα αναμενόμενα αποτελέσματα λόγω της οργανωτικής αντίστασης στην εγκατάλειψη των παραδοσιακών διαδικασιών εργασίας. Υπάρχουν εταιρείες που διστάζουν να αφήσουν πίσω τους παλιό λογισμικό που θεωρούν αποτελεσματικό, παρόλο που είναι απαρχαιωμένο. Μια κρίσιμη πτυχή είναι να αποτραπεί ο κατακερματισμός των έργων ERP σε υποέργα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε υψηλό κόστος και μη ικανοποιητικά αποτελέσματα.
Πάροχοι λύσεων ERP
Υπάρχουν αρκετοί διάσημοι προμηθευτές στην αγορά λύσεων ERP. Η Oracle (ORCL) ξεκίνησε το ταξίδι της παρέχοντας ένα σύστημα σχεσιακής βάσης δεδομένων, το οποίο ενσωματώθηκε με λογισμικό ERP που αναπτύχθηκε από τη SAP (SAP), πριν επεκτείνει την παρουσία της στην εταιρική αγορά στις αρχές της δεκαετίας του 2000. Η Microsoft (MSFT) διατηρεί την εξέχουσα θέση της εδώ και χρόνια , εξυπηρετώντας μια ευρεία βάση πελατών με τις ποικίλες εφαρμογές λογισμικού της.
Με την πρόοδο των λύσεων που βασίζονται στο cloud τα τελευταία χρόνια, οι παραδοσιακοί γίγαντες στον κλάδο του ERP έχουν αρχίσει να αντιμετωπίζουν τον ανταγωνισμό από νεοεισερχόμενους στην αγορά, όπως οι Bizowie και Workwise.
Περιπτώσεις χρήσης ERP
Fulton & Roark
Η Fulton & Roark, μια εταιρεία που ειδικεύεται στα προϊόντα προσωπικής περιποίησης ανδρών, έχει υιοθετήσει με επιτυχία ένα σύστημα διαχείρισης πόρων για τη βελτίωση της διαχείρισης του αποθέματος και των οικονομικών πληροφοριών της. Προηγουμένως, αυτή η εταιρεία της Βόρειας Καρολίνας χρησιμοποιούσε υπολογιστικά φύλλα για τον έλεγχο των αποθεμάτων και του λογιστικού λογισμικού για την καταγραφή οικονομικών πληροφοριών.
Καθώς η εταιρεία μεγάλωνε, οι προηγούμενες μέθοδοι της άρχισαν να αποδεικνύονται αναποτελεσματικές. Το απαρχαιωμένο σύστημα ελέγχου αποθεμάτων του δεν λάμβανε υπόψη τις διακυμάνσεις του κόστους και το λογιστικό λογισμικό δεν ήταν σε θέση να παρέχει τις μετρήσεις που απαιτούνται για την παραγωγή βασικών οικονομικών καταστάσεων. Αυτοί οι περιορισμοί οδήγησαν σε χειροκίνητες διαδικασίες, που καταναλώνουν περισσότερο χρόνο και πόρους.
Επιλέγοντας τη συγκέντρωση και την αποτελεσματικότητα, η Fulton & Roark επέλεξε να εφαρμόσει το σύστημα Oracle NetSuite ERP. Με αυτήν την αλλαγή, η εταιρεία μπόρεσε να εντοπίσει λογιστικά λάθη που συνδέονται με το απόθεμα, να μειώσει το κόστος προσλαμβάνοντας υπηρεσίες που ανατέθηκαν σε εξωτερικούς συνεργάτες για την ανάλυση των οικονομικών αρχείων και τη βελτίωση της παρουσίασης των οικονομικών της καταστάσεων.
Cadbury
Η Cadbury, γνωστός παγκοσμίως ζαχαροπλάστης και παραγωγός του διάσημου σοκολατένιου αυγού Cadbury, σημείωσε επίσης επιτυχία στην εφαρμογή ενός συστήματος ERP. Αντιμετωπίζοντας δυσκολίες στο να συμβαδίσει με την επιταχυνόμενη ανάπτυξή της και να αντιμετωπίσει αναποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης αποθήκης, η εταιρεία βρέθηκε να χρειάζεται αλλαγή.
Εφαρμόζοντας μια λύση που ενσωμάτωσε τις χιλιάδες εφαρμογές και διαδικασίες της, εκτός από την αναδιάρθρωση των συστημάτων διαχείρισης αποθήκης, η Cadbury κατάφερε να ξεπεράσει τις προκλήσεις συντονισμού, προωθώντας μια ολοκληρωμένη και αποτελεσματική λειτουργία.
Συμπέρασμα
Η εφαρμογή συστημάτων Enterprise Resource Management (ERP) έχει αποδειχθεί μια ουσιαστική στρατηγική για τις εταιρείες που επιδιώκουν να βελτιστοποιήσουν τις δραστηριότητές τους, να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα και να προωθήσουν την ενοποίηση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων. Με ιστορίες επιτυχίας όπως οι Fulton & Roark και Cadbury, η δυνατότητα των συστημάτων ERP να μεταμορφώνουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες είναι εμφανής, βελτιώνοντας την ακρίβεια των πληροφοριών, τη διαχείριση αποθεμάτων και την αποτελεσματικότητα της παραγωγής και των οικονομικών λειτουργιών.
Οι πάροχοι ERP, συμπεριλαμβανομένων κολοσσών όπως η Oracle, η SAP και η Microsoft, καθώς και νεοεισερχόμενοι στην αγορά, προσφέρουν μια ποικιλία λύσεων που ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε εταιρείας, είτε μέσω παραδοσιακών συστημάτων είτε μέσω cloud. Αυτή η ευελιξία επιτρέπει σε οργανισμούς όλων των μεγεθών και βιομηχανιών να βρουν ένα σύστημα που ταιριάζει στις επιχειρησιακές απαιτήσεις και τους αναπτυξιακούς τους στόχους.
Ωστόσο, η μετάβαση σε ένα σύστημα ERP μπορεί να παρουσιάσει προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένης της αντίστασης στην αλλαγή και της ανάγκης αναθεώρησης των απαρχαιωμένων διαδικασιών. Το κλειδί της επιτυχίας έγκειται στην προσεκτική επιλογή της λύσης, τη δέσμευση για εφαρμογή και τη συνεχή προσαρμογή σε νέες διαδικασίες και τεχνολογίες.
Συνήθεις ερωτήσεις
Ποια είναι η σημασία της Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων;
Το λογισμικό Enterprise Resource Management (ERP) είναι ζωτικής σημασίας επειδή παρέχει ενοποιημένα συστήματα που ενσωματώνουν λειτουργικές διαδικασίες σε ολόκληρο τον οργανισμό. Τέτοια συστήματα διευκολύνουν την αλληλεπίδραση των χρηστών μέσω μιας κοινής διεπαφής, προωθούν την ανταλλαγή πληροφοριών και επιτρέπουν τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών λειτουργιών. Απαραίτητο για την αύξηση της παραγωγικότητας, τη διατομεακή συνεργασία και τη συνολική αποτελεσματικότητα της εταιρείας.
Ποια είναι τα 5 θεμελιώδη στοιχεία του ERP;
Αν και τα συγκεκριμένα στοιχεία ενός συστήματος ERP ποικίλλουν ανάλογα με τις απαιτήσεις του οργανισμού, υπάρχουν βασικές λειτουργίες που υπάρχουν στις περισσότερες λύσεις ERP. Συνήθως, αυτές περιλαμβάνουν τη χρηματοοικονομική διαχείριση, τη διαχείριση ανθρώπινων πόρων, την εφοδιαστική και παραγωγή, τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας και τη διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες.
Ποιοι είναι οι τύποι ERP;
Υπάρχουν κυρίως τρεις τρόποι για την εφαρμογή συστημάτων ERP: βασισμένες σε cloud, on-premises και υβριδικές λύσεις, οι οποίες συνδυάζουν πτυχές των δύο προηγούμενων. Μέσα σε αυτές τις κατηγορίες, οι οργανισμοί μπορούν να επιλέξουν μεταξύ διαφορετικών εξειδικεύσεων, όπως το ERP που εστιάζει στα χρηματοοικονομικά, τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας ή τη διαχείριση ανθρώπινων πόρων, προσαρμοσμένα στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας.
Ποιες είναι οι κύριες εφαρμογές ενός ERP;
Οι κύριες εφαρμογές ενός ERP ποικίλλουν ανάλογα με τον κλάδο και τους συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους κάθε εταιρείας. Σε γενικές γραμμές, οι περισσότεροι οργανισμοί επωφελούνται σημαντικά από την αλυσίδα εφοδιασμού, τα logistics και τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης, τα οποία έχουν σχεδιαστεί για τη βελτιστοποίηση των λειτουργιών και τη μείωση του κόστους.
