O Que É Uma Despesa? Tipos de Despesas

O que é uma despesa?

Despesa refere-se ao custo incorrido por uma empresa durante a realização de suas atividades operacionais com o objetivo de gerar receita. Popularmente, entende-se que “para ganhar dinheiro, é necessário gastar dinheiro.”

As despesas típicas incluem pagamentos para fornecedores, salários dos colaboradores, aluguéis de instalações industriais e depreciação de equipamentos. No Brasil, as organizações podem deduzir certas despesas em suas declarações de imposto de renda para diminuir seu rendimento tributável e, consequentemente, seus impostos a pagar.

Contudo, a Receita Federal impõe normas estritas sobre quais despesas podem ser consideradas dedutíveis.

Compreendendo as despesas

O principal propósito das equipes de gestão é maximizar o lucro das empresas. Isso é alcançado ampliando as receitas e controlando rigorosamente as despesas. A redução de custos é uma estratégia para aumentar o retorno financeiro das vendas.

Por outro lado, cortes excessivos em despesas podem ser contraproducentes. Por exemplo, uma diminuição nos gastos com publicidade pode economizar recursos, mas também pode reduzir a visibilidade da empresa e sua capacidade de atrair novos clientes.

Como as despesas são registradas?

As empresas detalham suas receitas e despesas em suas demonstrações de resultados. Existem dois métodos principais de registro contábil utilizados pelos contadores: o regime de caixa e o regime de competência. No regime de caixa, as despesas são contabilizadas no momento do pagamento. Já no regime de competência, as despesas são reconhecidas no momento em que são incorridas.

Por exemplo, se um empresário contrata uma empresa de limpeza de carpetes, pelo regime de caixa, a despesa é registrada ao pagar a fatura. Pelo regime de competência, a despesa é registrada quando o serviço é efetivamente prestado. Normalmente, o regime de competência é adotado para garantir que as despesas se alinhem com as receitas geradas nos mesmos períodos contábeis.

Tipos de despesas comerciais

Existem duas categorias principais de despesas comerciais na contabilidade:

Despesas operacionais

Estas são despesas ligadas diretamente às atividades principais da empresa, como o custo das mercadorias vendidas, despesas administrativas, suprimentos de escritório, mão de obra direta e aluguel. São incorridas durante o funcionamento diário da empresa.

As despesas operacionais são subtraídas da receita para calcular o lucro operacional, que reflete o retorno obtido a partir das atividades comerciais principais da empresa. É crucial que as empresas administrem essas despesas eficazmente para maximizar os lucros, mas uma redução excessiva pode comprometer a produtividade.

Despesas não operacionais

Estas despesas não estão associadas diretamente às operações diárias do negócio. Exemplos incluem juros pagos e outros custos relacionados a empréstimos. Essas despesas ocorrem fora das atividades rotineiras da empresa e podem ser resultado de reestruturações, reorganizações ou juros sobre dívidas.

As despesas não operacionais são tratadas separadamente das operacionais na contabilidade, permitindo uma clara distinção sobre o quanto a empresa lucra com suas atividades centrais.

Considerações Especiais

Despesas de capital

As despesas de capital, frequentemente referidas como CapEx, consistem nos investimentos realizados por uma empresa para a aquisição, aperfeiçoamento e manutenção de ativos físicos como imóveis, edifícios, infraestrutura industrial, tecnologia ou equipamentos.

O Internal Revenue Service (IRS) trata esses gastos de forma distinta em relação às demais despesas empresariais. Enquanto a maioria dos custos operacionais pode ser deduzida ou amortizada contra a receita do mesmo ano em que são realizados, as despesas de capital precisam ser capitalizadas, isto é, amortizadas gradativamente ao longo do tempo.

O IRS estabelece um cronograma que especifica quanto do custo de um ativo de capital pode ser deduzido anualmente, até que a despesa total seja completamente amortizada. A duração da amortização de uma despesa de capital depende da natureza do ativo.

Limitações nas deduções

De acordo com o IRS, para que uma despesa empresarial seja dedutível, ela deve ser “comum e necessária”. Uma despesa comum é aquela que é usual e aceita no contexto do setor em questão, e necessária é aquela que se mostra útil e apropriada para a geração de receita. Os empresários são proibidos de deduzir despesas pessoais e não empresariais como deduções comerciais. Também não são permitidas deduções de despesas com lobbying ou de multas e penalidades.

Conclusão

Compreender a natureza e a classificação das despesas é fundamental para a gestão financeira eficiente de qualquer empresa. As despesas operacionais e não operacionais, juntamente com as despesas de capital, desempenham papéis distintos na saúde econômica e no crescimento de um negócio. A habilidade de identificar, registrar e gerenciar adequadamente esses diferentes tipos de despesas permite às empresas não apenas manter a solidez financeira, mas também maximizar seus lucros.

Além disso, a compreensão das regras estabelecidas pelo IRS para a dedutibilidade das despesas é crucial para evitar problemas fiscais e otimizar os benefícios fiscais. Ao planejar estrategicamente as despesas e alinhar os investimentos com as necessidades de longo prazo da empresa, os gestores podem fortalecer a posição competitiva da empresa e promover um crescimento sustentável. Assim, o gerenciamento eficaz das despesas não é apenas uma prática contábil; é uma peça-chave para o sucesso e a longevidade empresarial.

Perguntas Frequentes

Quais são exemplos de despesas?

Entre os exemplos de despesas estão aluguéis, serviços públicos, salários, manutenção, depreciação, seguros e custo dos produtos vendidos. Estas despesas são geralmente recorrentes e essenciais para a operação de uma empresa.

Quais são os tipos de despesas?

As despesas podem ser classificadas de diversas formas. Podem ser fixas, como aluguéis ou hipotecas, que não variam conforme a produção. Também existem as despesas variáveis, que flutuam de acordo com o volume de produção, como serviços públicos e custos dos produtos vendidos. Além disso, as despesas podem ser divididas em operacionais e não operacionais, sendo as primeiras diretamente relacionadas às atividades diárias da empresa e as últimas não diretamente vinculadas.

O salário é considerado uma despesa?

Sim, os salários são considerados despesas e são registrados como tal na demonstração de resultados de uma empresa.