O Que É O Formulário W-2? Exemplo

O que é o Formulário W-2?

O Formulário W-2, denominado Declaração de Salários e Impostos, é um documento emitido por empregadores a seus empregados e ao Internal Revenue Service (IRS), detalhando o salário recebido pelo empregado e os impostos retidos de seu salário. Esse formulário permite que os contribuintes declarem seus impostos federais e estaduais. Um funcionário W-2 é aquele cujo empregador realiza a retenção fiscal diretamente do salário e reporta essa informação ao governo.

Quem emite o formulário W-2?

Cabe ao empregador fornecer o Formulário W-2 a cada empregado ao qual pagou salário, remuneração ou outras compensações durante o ano. Esse requisito não se aplica a trabalhadores autônomos ou contratados, que utilizam outros formulários para declarar impostos. O documento deve ser entregue ao empregado até o dia 31 de janeiro do ano subsequente ao da remuneração, assegurando que o empregado tenha tempo hábil para a declaração do imposto de renda antes do prazo, que geralmente é 15 de abril.

Os empregadores são obrigados a usar os formulários W-2 para relatar os impostos conforme a Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA). Até o final de janeiro, os empregadores devem apresentar o Formulário W-2 e o Formulário W-3, referentes ao ano anterior, à Administração da Segurança Social (SSA). A SSA utiliza essas informações para calcular os benefícios de Segurança Social dos trabalhadores.

Informações incluídas em um W-2

Os empregados recebem anualmente o W-2 de seus empregadores para fins de declaração do imposto de renda. Aqueles que trabalham para múltiplos empregadores receberão um W-2 de cada um. Além do IRS, que também recebe uma cópia, os contribuintes utilizam os dados do W-2 para preencher sua declaração de imposto individual no Formulário 1040, seja manualmente ou por meio eletrônico. Independentemente da fonte empregadora, todos os W-2 contêm informações padronizadas, incluindo:

• Seções para impostos estaduais e federais, exigidos em ambas as esferas.
• Dados do empregador, como o Número de Identificação do Empregador (EIN) e o número de identificação estadual.
• Total dos rendimentos do funcionário do ano anterior.
• Detalhes sobre os impostos retidos dos salários, divididos em categorias como imposto de renda federal e imposto de seguridade social.
• Montantes relativos a gorjetas, caso existam, recebidas pelo funcionário no ano.

Exemplo de formulário W-2

O formulário W-2 apresenta caixas numeradas e com letras que o empregador preenche para indicar os rendimentos do empregado e os impostos retidos. Os empregados recebem formulários W-2 separados para impostos federais, estaduais e locais.

• Caixas AF: Incluem dados como nome e endereço do funcionário e do empregador, número do Seguro Social, e EIN e número de identificação estadual do empregador.
• Caixas 1-2: A Caixa 1 mostra o rendimento tributável e a Caixa 2 o montante de imposto de renda federal retido.
• Caixas 3-4: A Caixa 3 exibe os rendimentos sujeitos ao imposto da Segurança Social e a Caixa 4, o imposto retido.
• Caixas 5-6: Detalham o montante sujeito ao imposto Medicare e o respectivo imposto retido, com a parcela do imposto do Medicare para empregados sendo de 1,45%.
• Caixas 7-8: Se aplicável, mostram os valores de gorjetas declaradas e tributadas.
• Caixa 10: Relata os benefícios de assistência a dependentes recebidos do empregador.
• Caixa 11: Informa sobre a remuneração diferida de um plano não qualificado recebida do empregador.
• Caixa 12: Lista outros tipos de compensações ou ajustes no rendimento tributável, com um código específico para cada tipo.
• Caixa 13: Contém subcaixas que reportam pagamentos para planos de aposentadoria patrocinados pelo empregador e benefícios de doença através de terceiros.
• Caixa 14: Permite ao empregador reportar informações fiscais adicionais que não se encaixam em outras seções.
• Caixas 15-20: Relacionam-se aos impostos estaduais e locais, mostrando a parte do rendimento sujeita a esses impostos e o montante retido.

Documentos Fiscais Relacionados

O Formulário W-4 é utilizado pelos empregados ao iniciarem um novo emprego, fornecendo dados cruciais para que o empregador determine o montante de imposto a ser retido dos salários. Este formulário, juntamente com o Formulário W-9 em certos casos, é essencial para gerenciar a folha de pagamento, a retenção de impostos, os benefícios oferecidos pelo empregador e as contribuições pré-impostos para planos de aposentadoria, como o 401(k).

Caso não haja retenção de impostos, o empregado receberá um formulário 1099, que mostra os rendimentos obtidos e quaisquer deduções realizadas. Esses valores devem ser reportados pelo indivíduo em sua declaração anual de impostos, geralmente disponível até o final de janeiro do ano subsequente.

O formulário W-2G é emitido por estabelecimentos de jogos, como cassinos, se um contribuinte obter ganhos de jogos de azar no ano fiscal anterior.

Estudantes que pagam juros sobre empréstimos federais para estudantes recebem o formulário 1098-E. Além disso, o formulário 1098-T é enviado aos estudantes para informar despesas com mensalidades, que podem qualificar-se para deduções ou créditos fiscais.

Conclusão

A compreensão dos documentos fiscais como o Formulário W-2, W-4, 1099, entre outros, é essencial para a gestão eficiente das obrigações tributárias tanto para empregadores quanto para empregados. Estes formulários não apenas facilitam a correta retenção e declaração de impostos, mas também asseguram que ambos os lados cumpram com as regulamentações fiscais vigentes. Para os empregados, entender esses documentos significa garantir que a retenção de impostos está correta, potencialmente evitando problemas com o IRS. Para os empregadores, essas práticas garantem a conformidade com as leis fiscais e ajudam a manter uma relação transparente e justa com os funcionários. Em resumo, uma gestão fiscal adequada contribui significativamente para a estabilidade financeira e a tranquilidade de todos os envolvidos.

Perguntas Frequentes

Como os funcionários podem verificar se a retenção de impostos foi suficiente?

Ao declarar o imposto de renda, o valor do imposto retido conforme indicado no Formulário W-2 é subtraído do total da obrigação tributária do funcionário. Se o montante retido for superior ao devido, será emitido um reembolso. O IRS utiliza também o Formulário W-2 para monitorar a renda e as obrigações fiscais do empregado. Discrepâncias entre a renda declarada pelo empregado e os valores no Formulário W-2 podem levar a uma auditoria pelo IRS. Todos os rendimentos, incluindo salários, vencimentos e gorjetas, devem ser reportados, mesmo que não constem em um W-2.

Qual é o valor mínimo de renda para a emissão de um W-2?

Geralmente, empregados recebem o W-2 de um empregador se ganharem pelo menos US$ 600. Contratados e prestadores de serviços independentes, que não são considerados empregados, recebem um formulário 1099 em vez de um W-2.

Qual a diferença entre os formulários W-2 e W-4?

O W-4 é preenchido pelo empregado para fornecer ao empregador seu número de identificação fiscal (geralmente o SSN), estado civil, número de subsídios e dependentes, e o montante de imposto a ser retido de cada pagamento. Esse formulário é preenchido no ato da contratação ou quando há mudanças no status de declaração ou retenção. Por outro lado, o W-2 é emitido pelos empregadores ao fim do ano fiscal e enviado aos empregados para uso em suas declarações fiscais.